Pourquoi Mensura a choisi SAP SuccessFactors
Mensura a choisi SAP SuccessFactors comme base de son environnement RH numérique. Employee Central assure la gestion centralisée des données relatives au personnel et à l’organisation, Employee Central Payroll prend en charge le traitement des salaires et SuccessFactors Time enregistre les présences et les absences. C’est un aspect essentiel dans une organisation telle que Mensura, dont les collaborateurs travaillent sur différents sites.
La facilité d’utilisation a joué un rôle important dans ce choix. « Nous avons également examiné d’autres solutions », explique M. Sharris. « Pour nous, il était essentiel de pouvoir créer et adapter nous-mêmes les processus. Si je souhaite modifier un élément d’un modèle, je ne veux pas devoir attendre à chaque fois l’intervention d’un partenaire. »
Cette accessibilité devait également s’appliquer aux collaborateurs eux-mêmes. Mensura compte des collaborateurs d’horizons et d’âges variés et ne souhaite pas créer d’obstacles supplémentaires. Cela se vérifie également dans la pratique : les collaborateurs utilisent le système sans difficulté et la procédure de signature est si simple que les instructions d’accompagnement que Mensura envoyait initialement ne sont pratiquement plus nécessaires.
Une autre considération portait sur la vision de SAP concernant le développement futur de la plateforme. Mensura apprécie que les fonctionnalités d’IA soient progressivement déployées au sein de SAP SuccessFactors et que la plateforme soit suffisamment ouverte pour permettre à des partenaires tels que HuRis de développer leurs propres extensions. Cela s’est concrètement traduit par Document Manager, la solution qui offrait à Mensura la flexibilité et la marge de manœuvre nécessaires pour une gestion autonome.
Avant de prendre une décision définitive, les équipes informatiques et de sécurité de Mensura ont procédé à une évaluation approfondie de la solution. Mensura traitant des données sensibles relatives au personnel et à la santé, toute nouvelle application doit répondre à des exigences strictes en matière de sécurité et de fiabilité.
\nComment Document Manager automatise les processus RH
Pour la numérisation des dossiers du personnel et des processus documentaires, Mensura utilise Document Manager, une extension développée par HuRis et intégrée à SAP SuccessFactors. Cette solution prend en charge la création, l’envoi, la signature et l’archivage des documents RH. Les modèles utilisent à cet effet les données issues de SuccessFactors, ce qui permet d’intégrer automatiquement les informations existantes relatives au personnel dans un document.
Alors qu’auparavant, le service RH devait saisir manuellement les données et suivre séparément différentes étapes, les informations proviennent désormais directement de SAP SuccessFactors via des champs de fusion. L’ordre de certains processus a également été modifié. En cas de changement de poste, les RH attendaient auparavant que l’annexe soit entièrement signée avant de saisir les nouvelles informations dans SuccessFactors. Désormais, la modification est d’abord enregistrée, puis le système génère automatiquement le document et lance le processus de signature.
« Cela nous permet de réduire les fautes de frappe et simplifie considérablement le suivi », explique Sharris. « Auparavant, nous devions vérifier dans Excel si une annexe avait déjà été signée. Désormais, nous le voyons directement dans Document Manager et recevons une notification dès que le document est signé. »
HuRis a accompagné Mensura dans la mise en œuvre et a élaboré les processus dans Document Manager en collaboration avec l’équipe RH. Sharris v.Loh-Lambrechts a suivi une formation lui permettant de créer elle-même des modèles et des processus. Grâce à des ateliers organisés avec l’équipe administrative des RH, l’approche a ensuite été adaptée au fonctionnement quotidien. Ainsi, Mensura est en mesure de traduire elle-même, dans une large mesure, ses nouveaux besoins en processus adaptés.
Les avantages de SAP SuccessFactors Mensura
Le gain de temps est évident. Auparavant, le processus complet pouvait prendre entre une demi-heure et une heure pour une pièce jointe devant être vérifiée et signée par plusieurs personnes. Grâce au flux de travail numérique, le traitement administratif ne prend dans certains cas qu’environ deux minutes. Au cours du premier semestre suivant la mise en service, Mensura a déjà fait signer numériquement 370 documents. Parallèlement, une grande partie du suivi manuel a disparu et les erreurs liées à la ressaisie des données ont été réduites.
La prochaine étape consiste à permettre aux collaborateurs d’accéder à leur propre dossier personnel numérique, ce qui n’était pas possible auparavant. Mensura souhaite également étendre l’utilisation de Document Manager, notamment au sein de Fleet pour les contrats relatifs aux véhicules de fonction et pour les collaborateurs externes. Par ailleurs, SAP SuccessFactors joue de plus en plus le rôle de système central de données de référence RH, avec des liens vers, entre autres, la planification et le reporting.
Enseignements tirés de la numérisation des ressources humaines chez Mensura
Les documents historiques ont constitué le principal défi lors de la mise en œuvre. Les 350 dossiers du personnel sur papier ont dû être numérisés manuellement, certains dossiers contenant parfois des centaines de documents. En ce qui concerne les documents numériques existants, Mensura s’est en outre heurtée à un problème pratique : aucune convention de nommage cohérente n’avait été utilisée. De ce fait, les documents ne pouvaient pas être classés automatiquement dans la bonne catégorie, ce qui a nécessité un travail manuel supplémentaire lors de la migration.
Il en ressort une leçon claire pour les organisations qui préparent un projet similaire. « Réfléchissez bien à l’avance à votre convention de nommage et à la structure de votre dossier du personnel », conseille Sharris. « Déterminez également quelles informations vous souhaitez que vos collaborateurs puissent consulter eux-mêmes par la suite et quelles informations doivent rester confidentielles. »
Mensura a immédiatement profité de la numérisation pour réexaminer ses méthodes de travail existantes, qu’il s’agisse de pièces jointes superflues ou de dossiers pouvant être supprimés. Parallèlement, l’organisation voit plus loin. De nouvelles solutions en matière de formation et de développement ainsi que de recrutement sont à l’ordre du jour, tout comme l’intelligence artificielle à un peu plus long terme.
« Nous souhaitons d’abord instaurer un climat de confiance auprès de nos collaborateurs », explique Sharris. « Nous avons déjà largement numérisé nos processus ces dernières années. Les prochaines étapes suivront, mais pas à pas. »
Grâce à cette base numérique, Mensura souhaite continuer, dans les années à venir, à mettre en place des processus RH plus simples et une technologie au service des collaborateurs. L’objectif reste le même : moins de tâches administratives et plus de temps pour ce qui compte vraiment : les personnes au sein de l’organisation.
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