Pourquoi Meat & More a choisi SAP SuccessFactors
Au fil d’environ 35 ans de développement en interne, l’environnement RH existant s’était transformé en un système riche en fonctionnalités, mais caractérisé par une dispersion des données et des processus manuels. Lors de l’embauche d’un nouveau collaborateur, le service RH devait parfois saisir les mêmes données à deux ou trois endroits différents.
Meat & More recherchait donc une plateforme évolutive capable de centraliser les données du personnel, de standardiser les processus et d’être accessible à des collaborateurs présentant des niveaux de maîtrise numérique variés. Après avoir comparé différentes solutions, l’entreprise a opté pour SAP SuccessFactors.
« Nous avons comparé trois ou quatre solutions », explique Tom. « Les exigences étaient prioritaires, mais la facilité d’utilisation était également importante. Nous avons des collaborateurs dont les compétences numériques sont limitées, nous devions donc en tenir compte. »
SAP SuccessFactors est la plateforme cloud de SAP dédiée à la gestion du capital humain. Dans un premier temps, Meat & More utilise notamment Employee Central pour la gestion centralisée des données relatives au personnel et à l’organisation, ainsi que SuccessFactors Time pour l’enregistrement des temps de travail. Une plateforme centralisée facilite en outre la gestion des autorisations et le suivi de l’accès aux documents RH.
La sécurité et la conformité ont également joué un rôle dans ce choix. Dans l’ancien environnement, il était difficile de déterminer qui avait accès à quels documents, un point important compte tenu des nombreux changements de poste en interne chez Meat & More.
Une mise en œuvre progressive avec Flexso
La première phase a été mise en service en avril avec Employee Central et Time & Attendance. Performance & Goals constitue la phase suivante, qui sera suivie par Recruitment et Learning & Development.
Flexso accompagne Meat & More en tant que partenaire de mise en œuvre. Les équipes ont travaillé de manière itérative : les exigences ont été discutées lors d’ateliers, après quoi chaque module a été développé puis testé par Meat & More.
« Flexso maîtrisait parfaitement la solution sur le fond, mais nous a également poussés à nous remettre en question », explique Sophie. « Notre structure est complexe et il s’agissait pour nous du premier projet de cette envergure au sein des RH. Ils ont été un excellent interlocuteur pour vérifier que nous avions bien pensé à tout. »
Pour Meat & More, la compatibilité culturelle avec un partenaire de mise en œuvre est également un facteur important. Selon Tom, un projet s’étalant sur plusieurs années nécessite une collaboration permettant de discuter ouvertement des problèmes et de les résoudre ensemble.
Comment Meat & More a impliqué ses collaborateurs dans la numérisation des ressources humaines
Meat & More a désigné un responsable du changement au sein de l'équipe de projet et a commencé à préparer les collaborateurs plusieurs mois avant la mise en service. La campagne a été baptisée « Les RH dans votre poche ».
La communication et la formation ont été adaptées aux différents publics cibles. Les collaborateurs de la production ont notamment bénéficié de sessions en présentiel au cours desquelles on les a aidés à installer l'application. Après la mise en service, un service d’assistance RH était présent pendant les pauses déjeuner dans la cantine des services de production et de logistique.
« Nous avons déterminé, pour chaque groupe, quelle approche était nécessaire », explique Sophie. « Pour nos ouvriers, par exemple, la formation était fortement axée sur l’installation de l’application. Pour les collaborateurs des succursales, l’accent a été mis davantage sur l’outil de planification. »
Cette préparation a permis de dissiper, avant même le lancement, la réticence initiale à l’égard de la nouvelle application. « Au début, nous nous sommes demandé dans quelle mesure il fallait mettre en place une gestion du changement », explique Tom. « Rétrospectivement, nous sommes heureux d’y avoir prêté attention dès le départ. »
Ce que SAP SuccessFactors apporte déjà à Meat & More
Les premiers résultats sont visibles au sein des RH, chez les responsables et chez les collaborateurs. Les RH n'ont plus besoin de saisir les mêmes données à plusieurs endroits et certains calculs, par exemple concernant les heures supplémentaires, s'effectuent automatiquement. Les responsables ont eux-mêmes accès à des rapports opérationnels actualisés.
L’accessibilité des services RH a également évolué pour les collaborateurs eux-mêmes. Auparavant, un ouvrier de production devait se rendre sur un ordinateur partagé pendant sa pause pour demander un congé. Grâce à l’application, cela se fait désormais directement. Les collaborateurs peuvent également y signaler eux-mêmes des changements pratiques, tels qu’une nouvelle adresse ou un nouveau numéro de compte bancaire.
« L’employé est davantage aux commandes de son dossier personnel », explique Sophie. « Pour nos ouvriers, les RH sont devenues beaucoup plus accessibles. Ils disposent plus rapidement des informations et peuvent gérer davantage de choses par eux-mêmes. »
Il n’y a pas encore de chiffres concrets en matière d’efficacité. Meat & More prévoit un calcul a posteriori, mais Tom voit déjà clairement la direction à suivre. « Nous voulons pouvoir en faire plus avec le même nombre de personnes. C’est très important dans notre stratégie de croissance. »
Quels enseignements Meat & More tire-t-elle de la transformation des ressources humaines ?
La première phase a permis de tirer quelques enseignements pour la suite. Meat & More souhaite contrôler plus rigoureusement le périmètre du projet, car de nouvelles demandes apparaissent rapidement au cours d’une mise en œuvre. Les changements de politique seront désormais dissociés autant que possible de la mise en œuvre d’un système, afin que les collaborateurs ne confondent pas les deux.
M. Vandenberghe souhaiterait par ailleurs intégrer plus tôt les rapports. Des rapports supplémentaires se sont avérés nécessaires pour les tableaux de bord de gestion, ce qui a rendu ce volet plus complexe que prévu initialement.
La suite du déploiement s’appuiera sur la base numérique désormais en place. Les modules « Performance & Goals », « Recruitment » et « Learning & Development » doivent regrouper davantage de processus RH au sein d’un même environnement. Pour Sophie, cette base constitue également la condition préalable à la mise en place d’autres applications liées aux compétences et à l’IA : « On ne peut aller plus loin que si le système de base est bien en place. »
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